Categorie:Standaardmails: verschil tussen versies

Uit Petities
Ga naar: navigatie, zoeken
(ook de ontvanger, verder uitwerken)
(Ondertekenaar: blijkt dat er helemaal geen mails worden verstuurd als men opnieuw probeert te ondertekenen)
Regel 4: Regel 4:
 
De eerste e-mail die een [[ondertekenaar]] ontvangt is vaak de [[uitnodiging]] verstuurd door iemand die al heeft getekend.
 
De eerste e-mail die een [[ondertekenaar]] ontvangt is vaak de [[uitnodiging]] verstuurd door iemand die al heeft getekend.
  
De e-mail die een [[ondertekenaar]] ontvangt na tekenen is de [[bevestiging]]smail. Bij elke volgende poging om te ondertekenen met hetzelfde adres komt een [[nog bevestigen]] mail, maar als de ondertekening al bevestigd is dan komt een mail dat de petitie [[eerder ondertekend]] is. Eventueel is de bevestigingslink opnieuw op te roepen via de help-pagina [http://petities.nl/help], bijvoorbeeld om de ondertekening niet-publiek zichtbaar te maken via de bevestigingspagina. Als de ondertekenaar heeft aangegeven [[voortgangsbericht]]en te willen ontvangen dan worden er maximaal drie verstuurd, met onder de tekst weer de bevestigingslink om instellingen te veranderen zoals het stopzetten van [[voortgangsbericht]]en. Het is wenselijk als de ondertekenaar ook mail krijgt zodra er [[gewijzigde gegevens]] zijn geregistreerd in het systeem.  
+
De e-mail die een [[ondertekenaar]] ontvangt na tekenen is de [[bevestiging]]smail. Als de ondertekening al bevestigd is dan is het '''wenselijk''' dat er een mail komt dat de petitie [[eerder ondertekend]] is. Als de ondertekening nog niet bevestigd is, dan opnieuw de [[bevestiging]]smail. Ook is de bevestigingslink opnieuw op te roepen via de help-pagina [http://petities.nl/help], bijvoorbeeld om na kwijtraken van oorspronkelijke [[bevestiging]]smail de ondertekening niet-publiek zichtbaar te maken via de bevestigingspagina. Als de ondertekenaar heeft aangegeven [[voortgangsbericht]]en te willen ontvangen dan worden er maximaal drie verstuurd, met onder de tekst weer de bevestigingslink om instellingen te veranderen zoals het stopzetten van [[voortgangsbericht]]en. Het is '''wenselijk''' als de ondertekenaar ook mail krijgt zodra er [[gewijzigde gegevens]] zijn geregistreerd in het systeem.  
  
 
In het geval van een [[burgerinitiatief]] kan er ook nog een [[controle-mail]] uitgaan, maar dat is nog niet voorgekomen.
 
In het geval van een [[burgerinitiatief]] kan er ook nog een [[controle-mail]] uitgaan, maar dat is nog niet voorgekomen.
Regel 14: Regel 14:
 
Verder krijgt een ondertekenaar e-mails terug na het mailen met de [[helpdesk]]. In de meeste gevallen zijn de antwoorden gebaseerd op [[sjablonen]] omdat de [[vragen]] zelden uniek zijn.  
 
Verder krijgt een ondertekenaar e-mails terug na het mailen met de [[helpdesk]]. In de meeste gevallen zijn de antwoorden gebaseerd op [[sjablonen]] omdat de [[vragen]] zelden uniek zijn.  
  
In het verleden of na technische problemen is er wel eens een [[herinnering]] om te bevestigen uitgegaan. Het is '''wenselijk''' als deze ook automatisch verstuurd wordt na een bepaalde periode.  
+
In het verleden of na technische problemen is er wel eens een [[herinnering]] om te bevestigen uitgegaan. Het is '''wenselijk''' als deze ook automatisch verstuurd als het percentage [[onbevestigd]]e ondertekeningen te hoog blijft.
  
 
=Petitionaris=
 
=Petitionaris=

Versie van 9 aug 2011 om 13:54

Dit zijn de standaardmails die door het petities.nl systeem worden verstuurd.

Ondertekenaar

De eerste e-mail die een ondertekenaar ontvangt is vaak de uitnodiging verstuurd door iemand die al heeft getekend.

De e-mail die een ondertekenaar ontvangt na tekenen is de bevestigingsmail. Als de ondertekening al bevestigd is dan is het wenselijk dat er een mail komt dat de petitie eerder ondertekend is. Als de ondertekening nog niet bevestigd is, dan opnieuw de bevestigingsmail. Ook is de bevestigingslink opnieuw op te roepen via de help-pagina [1], bijvoorbeeld om na kwijtraken van oorspronkelijke bevestigingsmail de ondertekening niet-publiek zichtbaar te maken via de bevestigingspagina. Als de ondertekenaar heeft aangegeven voortgangsberichten te willen ontvangen dan worden er maximaal drie verstuurd, met onder de tekst weer de bevestigingslink om instellingen te veranderen zoals het stopzetten van voortgangsberichten. Het is wenselijk als de ondertekenaar ook mail krijgt zodra er gewijzigde gegevens zijn geregistreerd in het systeem.

In het geval van een burgerinitiatief kan er ook nog een controle-mail uitgaan, maar dat is nog niet voorgekomen.

Het is wenselijk dat een ondertekenaar ook een bericht van verwijdering van de ondertekening krijgt als de petitionaris daartoe besluit of als de petitionaris een ondertekenaar besluit dat die nu prominent is geworden onder de petitie.

Na het bevestigen kan de ondertekenaar ook anderen uitnodigen te ondertekenen met een uitnodiging verzonden door het systeem. Het is wenselijk dat een uitnodiger zelf ook een kopie krijgt van de uitnodiging. Als men al uitgenodigd is dan zou de uitnodiger daar een e-mail over moeten krijgen en de uitnodiging moet dan tegengehouden worden tot er een substantieel aantal uitnodigingen is verstuurd naar dat adres.

Verder krijgt een ondertekenaar e-mails terug na het mailen met de helpdesk. In de meeste gevallen zijn de antwoorden gebaseerd op sjablonen omdat de vragen zelden uniek zijn.

In het verleden of na technische problemen is er wel eens een herinnering om te bevestigen uitgegaan. Het is wenselijk als deze ook automatisch verstuurd als het percentage onbevestigde ondertekeningen te hoog blijft.

Petitionaris

Een petitionaris krijgt meer e-mail. Om te beginnen komt er een petitionarisbevestiging na het starten van een petitie om zeker te weten dat het e-mailadres werkt. Wenselijk is dat er ook nog een succes met uw petitie-mail komt. Daarna kan een petitionaris inloggen [2]. Eventueel is het wachtwoord opnieuw op te vragen met een wachtwoordherinnering. Na inloggen verschijnt het beheerscherm waar de petitie de volgende status kan krijgen. Bij een statuswijziging hoort een e-mail. Soms kiest de petitionaris de status, soms is dat het petitieloket die het doet. Bij een statuswijziging horen: Aangeboden (of In behandeling), Afgewezen, Concept, Ingetrokken, Niet behandeld, Niet hier ondertekenbaar, Niet ingediend, Nog niet bevestigd, Ondertekenbaar en Te behandelen.

Verder is het wenselijk als de petitionaris op bepaalde momenten automatisch e-mails van het systeem krijgt: als er een maand voorbij is of drie maanden voorbij zijn sinds de eerste ondertekening, wanneer een petitie bijna ingediend wordt en daarna als de datum verstreken is.

Petitieloket

Het petitieloket krijgt statuswijzigingen zodat daar via het beheerscherm op gereageerd kan worden. Het is wenselijk dat deze teksten duidelijker worden omdat menig lokettist alweer vergeten is wat te doen als er weer eens een melding binnenkomt.

Ontvanger

Het is wenselijk dat de ontvanger van een petitie automatisch de petitie per e-mail ontvangt met een toelichting bij de petitie. Normaal gesproken komt er een ontvangstbevestiging met een kenmerk retour die door de helpdesk verwerkt wordt in een andere status van de petitie. Als er niet binnen een week een ontvangstbevestiging komt wordt dit opnieuw verstuurd. Binnen een maand moet ook duidelijk zijn wanneer er een reactie te verwachten is. Die datum moet door de helpdesk overgenomen worden en ingevuld zodat er op die dag een herinnering uit kan gaan. Als er geen reactie komt binnen een maand dan gaat er opnieuw een e-mail uit.