Huidige versie van 24 aug 2011 om 09:21

Dit zijn de standaardmails die door het petities.nl systeem worden verstuurd.

Ondertekenaar

De eerste e-mail die een ondertekenaar ontvangt is vaak de uitnodiging verstuurd door iemand die al heeft getekend. Het is wenselijk dat de tekst ook nog getoond wordt voor het versturen (CBP/OPTA-eis)[1] en eventueel nog persoonlijk te maken is.

De e-mail die een ondertekenaar ontvangt na tekenen is de bevestigingsmail. Het is wenselijk dat er een mail komt als de petitie eerder ondertekend en bevestigd is. Als de ondertekening nog niet bevestigd is, dan opnieuw de bevestigingsmail. Ook is de bevestigingslink opnieuw op te roepen via de help-pagina [2], bijvoorbeeld om na kwijtraken van oorspronkelijke bevestigingsmail de ondertekening niet-publiek zichtbaar te maken via de bevestigingspagina. Als de ondertekenaar heeft aangegeven voortgangsberichten te willen ontvangen dan worden er maximaal drie verstuurd, met onder de tekst weer de bevestigingslink om instellingen te veranderen zoals het stopzetten van voortgangsberichten. Het is wenselijk als de ondertekenaar ook mail krijgt zodra er gewijzigde gegevens zijn geregistreerd in het systeem.

In het geval van een burgerinitiatief kan er ook nog een controle-mail uitgaan, maar dat is nog niet voorgekomen.

Het is wenselijk dat een ondertekenaar ook een bericht van verwijdering van de ondertekening krijgt als de petitionaris daartoe besluit of als de petitionaris besluit dat hij of zij nu prominent is geworden onder de petitie.

Na het bevestigen kan de ondertekenaar ook anderen uitnodigen te ondertekenen met een uitnodiging verzonden door het systeem. Het is wenselijk dat een uitnodiger zelf ook een kopie krijgt van de uitnodiging met daarin een opsomming van de e-mailadressen die een uitnodiging hebben ontvangen. Als men al uitgenodigd is dan zou de uitnodiger daar een e-mail over moeten krijgen en de uitnodiging moet dan tegengehouden worden tot er een substantieel aantal uitnodigingen is verstuurd naar dat adres. mag niet! [3]

Verder krijgt een ondertekenaar e-mails terug na het mailen met de helpdesk. In de meeste gevallen zijn de antwoorden gebaseerd op sjablonen omdat de vragen zelden uniek zijn.

In het verleden of na technische problemen is er wel eens een herinnering om te bevestigen uitgegaan. Het is wenselijk als deze ook automatisch wordt verstuurd als het percentage onbevestigde ondertekeningen te hoog blijft.

De ondertekenaar ontvangt idealiter een voortgangsbericht als de petitie overhandigd is en als de petitie afgehandeld is, inclusief het antwoord op de petitie. Dit is dan het derde en laatste bericht. De petitionaris verstuurt één of twee tijdens de campagne (voor de overhandiging) en één na de overhandiging. Het laatste bericht is voor de ontvanger, maar als er geen antwoord komt, dan is het 'laatste woord' voor de petitionaris zelf. Als petitionaris en ontvanger niets van zich laten horen na de overhandiging dan is het wenselijk als er een leeg derde voortgangsbericht uit gaat met wat statistiek over de petitie en de melding dat de gegevens gewist worden.

Petitionaris

Een petitionaris krijgt meer e-mail. Om te beginnen komt er een petitionarisbevestiging na het starten van een petitie om zeker te weten dat het e-mailadres werkt. Wenselijk is dat er ook nog een succes met uw petitie-mail komt direct na het starten van de petitie en nadat de petitie ondertekenbaar over tijd verspreide mails met steeds een andere tip die is gebaseerd op wat de petitionaris nog niet gebruikt op de website, bijvoorbeeld afhankelijk van het hoe lang het inloggen geleden is.

Een petitionaris moet inloggen [4] en daar is het wachtwoord opnieuw voor op te vragen met een wachtwoordherinnering. Na inloggen verschijnt het beheerscherm waar de petitie de volgende status kan krijgen. Bij een statuswijziging hoort een e-mail. Soms kiest de petitionaris de status, soms is dat het petitieloket die het doet. Bij een statuswijziging horen: Aangeboden (of In behandeling), Afgewezen, Concept, Ingetrokken, Niet behandeld, Niet hier ondertekenbaar, Niet ingediend, Nog niet bevestigd, Ondertekenbaar en Te behandelen.

Verder is het wenselijk als de petitionaris op bepaalde momenten automatisch e-mails van het systeem krijgt: als er een maand voorbij is of drie maanden voorbij zijn sinds de eerste ondertekening, wanneer een petitie bijna ingediend wordt en daarna als de datum verstreken is.

Ook is het wenselijk dat er een mail gaat naar een eventueel extra e-mailadres dat de petitionaris invult in het beheerscherm als adres waar ondertekenaars naartoe kunnen mailen.

Petitieloket

Het petitieloket krijgt statuswijzigingen zodat daar via het beheerscherm op gereageerd kan worden. Het is wenselijk dat deze teksten duidelijker worden omdat menig lokettist alweer vergeten is wat te doen als er weer eens een melding binnenkomt.

Ontvanger

Het is wenselijk dat de ontvanger van een petitie automatisch de petitie per e-mail ontvangt met een toelichting bij de petitie. Normaal gesproken komt er een ontvangstbevestiging met een kenmerk retour die door de helpdesk verwerkt wordt in een andere status van de petitie. Als er niet binnen een week een ontvangstbevestiging komt wordt dit opnieuw verstuurd. Binnen een maand moet ook duidelijk zijn wanneer er een reactie te verwachten is. Die datum moet door de helpdesk overgenomen worden en ingevuld zodat er op die dag een herinnering uit kan gaan. Als er geen reactie komt binnen een maand dan gaat er opnieuw een e-mail uit.